Avvikelser inom ledningssystemet: INS & OUTS

Uppkomst av avvikelser #

En avvikelse inom ledningssystemet kan identifieras från olika källor. Till exempel från en intern revision eller en intern/extern signal, från ett klagomål eller från en revision av ett certifieringsorgan, t.ex. Brand Compliance.

Typer av avvikelser
#

Avvikelser delas in i de två graderna nedan:

Större avvikelse #

Detta avser underlåtenhet att uppfylla ett krav som påverkar ledningssystemets förmåga att uppnå de avsedda resultaten.
* Till exempel när internrevisioner eller en ledningsgranskning inte har genomförts.

Mindre avvikelse #

Detta avser underlåtenhet att uppfylla ett krav som inte påverkar ledningssystemets förmåga att uppnå de avsedda resultaten.
* Tänk till exempel på användningen av en felaktig version av ett dokument.

Lösning av avvikelser #

Det är viktigt att en avvikelse inom ledningssystemet löses på ett korrekt och lämpligt sätt. Avvikelser kan hanteras på olika sätt. Det är viktigt att metoden är lämplig för den standard som du vill bli certifierad mot. Det finns ett antal punkter som måste tas upp för att få till stånd en korrekt hantering av avvikelsen.

Vi listar dessa punkter för dig:

• Fastställa orsak och omfattning
  Det finns olika metoder för att fastställa orsaken till avvikelsen. De mest kända metoderna som kan användas är till exempel fiskbensmodellen eller 5 gånger varför-metoden.
• Korrigering av avvikelsen
  När avvikelsens omfattning är känd kan den korrigeras. Detta löser i princip allt som tidigare gick fel.
• Vidtagande av korrigerande åtgärder
  För att förhindra att problemet upprepas bör så kallade korrigerande åtgärder vidtas för att undanröja den identifierade orsaken.
• Verifiering
  Efter det att korrigerande åtgärder har vidtagits bör det kontrolleras om åtgärderna har fungerat. Om avvikelsen inte inträffar igen under samma förhållanden har de korrigerande åtgärderna fungerat och avvikelsen kan avslutas. Om de korrigerande åtgärderna inte har fungerat på ett tillfredsställande sätt kan det vara så att du inte har identifierat den rätta grundorsaken.

Tidsfrister #

Vid revisionens avslutande möte meddelas eventuella avvikelser inom ledningssystemet som den ledande revisorn identifierat under revisionen. Du kommer att få en blankett för avvikelser som du ska fylla i. Denna avvikelseblankett ska lämnas in till huvudrevisorn inom en fastställd tidsfrist för både större och mindre avvikelser.

Naturligtvis kan du hantera avvikelser snabbare än de överenskomna tidsfristerna. Vill du till exempel få ditt certifikat så snart som möjligt? Då kan du påskynda processen med att lösa avvikelserna och skicka in blanketterna tidigare. Kom överens med din revisor om vilka alternativ som finns när det gäller granskning av dina formulär.

Komplettering av avvikelser #

För en mindre avvikelse bör du inledningsvis lämna en åtgärdsplan. I den ska du analysera orsaken till avvikelserna och beskriva vilka specifika korrigeringar och korrigerande åtgärder du har tillämpat eller planerar att tillämpa för att eliminera de avvikelser som konstaterats inom den fastställda tidsfristen.

Revisorn kommer att granska de inlämnade korrigeringarna, de identifierade orsakerna och de korrigerande åtgärderna för att avgöra om de är godtagbara. Senast vid nästa revision ska revisorn kontrollera att korrigeringarna och de korrigerande åtgärderna är effektiva.

När det gäller en större avvikelse måste du själv ha slutfört alla steg, inklusive verifiering, innan effektiviteten av korrigeringar och korrigerande åtgärder verifieras av revisorn. Denna process måste slutföras fullständigt för en större avvikelse innan certifieringen kan fortsätta.