Fas 2 av den indelande revisionen
I den här artikeln vill vi dela med oss av våra erfarenheter av fas 2-revisionen, den andra delen av den inledande revisionen av certifieringsprocessen för en ledningssystemrevision.
Retrosppektivt #
Vid revisionen i fas 1 bedömdes din organisations beredskap för fas 2. I den sista intervjun i fas 1 förklarade revisorn eventuella problemområden i ert ledningssystem. Under perioden mellan revisionen i fas 1 och fas 2 gavs ni möjlighet att lösa de problemområden som var aktuella. Det är viktigt att dessa problem löses så att fas 2 kan inledas väl förberedd.
Redo fö Fas 2 #
Fas 2-revisionen tar längre tid än fas 1-revisionen. Detta beror på att revisorn under fas 2 bedömer genomförandet och effektiviteten av ledningssystemet. Utförs alla processer enligt beskrivningen? Följs riktlinjerna? Är de anställda medvetna om sitt bidrag till ledningssystemet? Gör ni aktivt egna kontroller av hur ledningssystemet fungerar och vet ni i vilken utsträckning ledningssystemet fungerar effektivt?
Fokuspunkter för förberedelserna inför revisionen i fas 2 #
Ett antal komponenter är viktiga under revisionen i fas 2. Dessa komponenter förklaras nedan.
- Se till att du kan styrka att kraven i standarden uppfylls med stöddokument;
- Se till att du kan berätta för revisorn om resultatuppföljning, mätning, rapportering och bedömning av de fastställda resultatmålen och uppgiftsmålen. Se till att du kan styrka detta med styrkande dokument;
- Se till att du kan visa att ledningssystemet har förmågan att uppfylla lagliga, reglerande och avtalsenliga krav;
- Se till att du kan visa att du har kontroll över de operativa processerna;
- Se till att dina interna revisioner och ledningsgranskningar på ett påvisbart sätt bidrar till kraven och effektiviteten i ledningssystemet;
- Slutligen är det viktigt att du kan visa att ledningen tar ansvar för de fastställda riktlinjerna.
Metoder som används under revisionen för att få information är bland annat intervjuer med anställda, observation av processer och aktiviteter samt granskning av dokument, register och system.
Slutförande av fas 2 #
Efter att revisionen i fas 2 har ägt rum kommer revisorn och din organisation att påbörja uppföljningsprocessen.
Vad gör revisorn? #
Efter revisionen upprättar revisorn en rapport. Revisionsrapporten granskas internt innan den skickas till dig. Om avvikelser upptäcks förbereds så kallade ”avvikelseformulär” som du ska fylla i.
Vad kan du göra? #
Den goda nyheten är att du under tiden inte behöver vänta på att lösa identifierade avvikelser. Under slutintervjun har revisorn förklarat avvikelser och iakttagelser för förbättring för dig. Det är klokt att börja tänka på och genomföra korrigeringar och korrigerande åtgärder omedelbart. På så sätt går processen så smidigt som möjligt.
Certifikat #
När eventuella avvikelser har lösts på ett sätt som revisorn är nöjd med nominerar revisorn dig för certifiering. Nomineringen går vidare till en så kallad certifieringskommitté, som bedömer din ansökan på nytt oberoende. Om certifieringskommittén kommer fram till samma slutsats som revisorn överförs ärendet till beslutsfattaren för certifiering för ett slutgiltigt beslut. När detta beslut har fattats utfärdas ett certifikat baserat på informationen i den revisionsrapport som du får. Det är därför lämpligt att kontrollera uppgifterna i rapporten noggrant för att se till att rätt information omedelbart förs in i ditt intyg.
Avslutningsvis #
Den här artikeln har skrivits för att ge dig en uppfattning om processen under och efter den första revisionen i steg 2. Du kan använda den här artikeln för att förbereda din organisation för denna revision. Har du några frågor om processen, revisionscykeln eller ytterligare förberedelser inför din revision? Fråga i så fall en av Brand Compliances kund- och projektsamordnare.
