Du är påväg att starta de andra steget av det inledande revisionen för en certifieringsrevision av ett ledningssystem, även kallad steg 2 revision. I den här artikeln vill vi dela med oss av vår erfarenhet av dessa revisioner så att du är optimalt informerad.

Tillbakablick

I steg 1 gjorde vi en bedömning om din organisation är förberedd för steg 2. Revisorn redovisar eventuella problem i ditt ledningssystem i den slutliga genomgången. Du har fått möjlighet att lösa dessa problem under perioden mellan steg 1 och steg 2 . Dessa problem måste vara lösta för att vara förberedd för steg 2.

Redo för steg 2

Tiden revisorn spenderar på steg 2 revisionerna är längre än vad som spenderas på steg 1. Under steg 2 kommer vi göra en bedömning av genomförandet och effektiviteten av ledningssystemet. Genomförs alla processer enligt era beskrivningar? Är policyn uppfylld? Har personalen blivit informerade om deras roll i ledningssystemet? Kollar du aktivt hur ledningssystemet drivs, och vet du hur effektivt det är?

Fokus för förberedelse av en steg 2 revision

Flera frågor är viktiga för steg 2 revisionen. De kommer att förklaras nedan.

  1. Se till att du har bevis för att du uppfyller standardkraven;
  2. Se till att du kan informera revisorn om din kontroll av efterlevnad, mätning, rapportering och bedömning av prestationsmålen och uppställa resultatmål. Se till att du har bevis som stödjer det;
  3. Se till att du kan redovisa att ledningssystemet är kapabelt att uppfylla kraven i lagar, regelverk och avtalsenliga krav;
  4. Se till att du kan bevisa att har kontroll över operativa processer;
  5. Se till att dina interna revisioner och ledningsgranskningar bevisligen bidrar till ledningssystemets krav och effektivitet;
  6. Slutligen måste du kunna visa att ledningen tar ansvar för den antagna policyn.

De metoder som revisionen använder för att hämta information inkluderar intervjuer med personal, observationer av processer och aktiviteter samt bedömning av dokument, registreringar och system.

Slutförande av steg 2

Efter att ha genomfört steg 2 revisionen kommer revisorn och din organisation att börja med uppföljningsprocessen.

Vad kommer revisorn att göra?

Efter revisionen kommer revisorn upprätta en rapport. Vi kommer att granska revisionsrapporten internt innan vi skickar den till dig. Skulle vi upptäcka några avvikelser kommer vi att förbereda ett ”Avvikelseformulär” som du kan fylla i.

Vad kan du göra som kund?

Du behöver inte vänta med att lösa de observerade avvikelserna. Revisorn kommer att förklara avvikelserna och förbättringspunkter i slutintervjun. Det är klokt att börja planera och implementera korrigeringar och korrigerande åtgärder så snart som möjligt eftersom det kommer att säkerställa en smidig åtgärd av avvikelserna.

Certifikat

Revisorn kommer att nominera dig för certifiering när du har löst eventuella avvikelser på ett tillfredställande sätt. Nomineringen kommer att presenteras för en certifieringskommitté som självständigt bedömer er certifiering. När certifieringskommittén kommit fram till samma slutsats som revisorn kommer akten att överföras till revisionsgranskare för slutlig bedömning. Efter detta kommer ett intyg att tas fram utifrån uppgifterna från den revisionsberättelse du lämnat in. Det är klokt att kontrollera alla detaljer i rapporten för att säkerställa korrekt information på ditt certifikat.

Till sist

Denna artikel avser att förklara processen under och efter den inledande steg 2 revisionen. Du kan använda den här artikeln för att förbereda din organisation för revisionen. Om du har några frågor om vägen, revisionscykeln eller ytterligare förberedelser inför revisionen, vänligen kontakta en av Brand Compliance’s Kund- och Projektkoordinatorer.